주주명부에 대한 모든 것 - 의의, 기재사항, 명의개서 효과 등

1.주주명부의 의의

주주명부란 주식 및 주권에 관한 사항을 명확히 하기 위하여 상법 규정에 따라 회사가 작성하여 비치하는 장부입니다.

상법에서 이러한 주주명부 제도를 둔 이유는 주식의 발행 및 양도에 따라 주주의 구성이 계속 변화하는 단체법적 법률관계 특성상 회사가 다수의 주주와 관련된 법률관계를 외부적으로 용이하게 식별할 수 있는 형식적이고 획일적인 기준에 의해 처리할 수 있도록 하여 이와 관련된 사무처리의 효율성과 법적 안정성을 도모하기 위함입니다(대법원 2017. 3. 23. 선고 2015다248342 판결).

한편, 상법은 주주가 영업시간 내 언제든지 이러한 주주명부의 열람 또는 등사를 청구할 수 있도록 하고 있고(상법 제396조 제2항), 주주에 대한 회사의 통지 또는 최고는 주주명부에 기재한 주소 또는 그 자로부터 회사에 통지한 주소로 하도록 규정하고 있습니다(상법 제353조 제1항).

2.주주명부 기재사항

회사가 주식을 발행할 때에는 주주명부에 다음의 사항을 기재하여야 합니다(상법 제352조, 제347조).

3.주주명부 변경(명의개서) 의의 및 방법

가. 명의개서란?

명의개서란 회사가 주식 취득자의 성명과 주소 등을 주주명부에 기재하는 것을 말합니다.

나. 명의개서의 효과

1) 대항력

상법상 주식의 이전은 명의개서를 하지 않으면 회사에 대항할 수 없습니다(상법 제337조 제1항). 즉, 특별한 사정이 없는 한 회사 또한 주주명부에 기재된 사람의 주주권 행사를 부인하거나 주주명부에 기재되지 않은 사람의 주주권 행사를 인정할 수 없고, 이를 ‘명의개서의 ‘대항력’이라 합니다(대법원 2017. 3. 23. 선고 2015다248342 판결).

따라서 주식을 양도하거나 새로이 발행(증자)하는 경우에 주식을 취득한 자가 회사에 권리를 행사하기 위해서는 주주명부의 기재를 변경 즉 명의개서를 하여야 합니다. 주식양도의 경우에는 양수인의 청구에 따라, 주식발행의 경우에는 회사 스스로가 이러한 명의개서를 하게 됩니다.

2) 추정력(자격수여적 효력)

명의개서를 하여 주주명부에 주주로 등재된 자는 그 회사의 주주로 추정되고, 자신이 권리자임을 따로 증명하지 않고도 의결권 등 주주로서의 권리를 적법하게 행사할 수 있게 됩니다(대법원 2017. 3. 23. 선고 2015다248342 판결). 이를 ‘명의개서의 추정력(자격수여적 효력)’이라고 합니다.

다만 주식을 취득한 실질주주가 주주명부상 주주와 다른 제3자임이 증명되면, 추정이 번복되어 원칙적으로 그 실질주주가 주주로서의 지위를 가지는 것으로 인정됩니다(대법원 2017. 3. 23. 선고 2015다248342 판결). 이는 주주들과 회사 간 권리관계의 확일적·안정적 처리를 도모하기 위한 명의개서 제도의 취지상 위 실질주주가 명의개서를 하지 않으면 회사에 대항하지 못하는 효력을 가질 뿐, 주주명부상 주주로 기재되어 있다고 하여 권리가 발생한다거나 반대로 주주명부상 주주로 기재되어 있지 않다고 하여 권리가 소멸하는 등 주주명부의 기재에 창설적 효력까지 인정되는 것은 아니기 때문입니다.

3) 면책적 효력

추정력과의 연장선상에서, '명의개서의 면책적 효력'이란 회사로서도 주주명부에 주주로 기재된 자를 주주로 보고 배당금청구권, 의결권, 신주인수권 등 주로서의 권리를 인정하면 설사 주주명부상 주주가 진정한 주주가 아니더라도 그 책임을 지지 아니하는 효력을 말합니다(대법원 2017. 3. 23. 선고 2015다248342 판결).

다. 명의개서를 하지 않은 주주의 지위

이상에서 살펴본 바와 같이, 특별한 사정이 없는 한 주주명부에 적법하게 주주로 기재되어 있는 자는 회사에 대한 관계에서 주식에 관한 의결권 등 주주권을 행사할 수 있고, 회사 역시 주주명부상 주주 외에 실제 주식을 인수하거나 양수하고자 하였던 자가 따로 존재한다는 사실을 알았든 몰랐든 간에 주주명부상 주주의 주주권 행사를 부인할 수 없으며, 주주명부에 기재를 마치지 않은 자의 주주권 행사를 인정할 수도 없습니다. 다만 명의개서 청구가 부당하게 지연되거나 거절되었다는 등의 극히 예외적인 사정이 인정되는 경우에는 명의개서를 하지 않고도 회사에 대한 관계에서 주주권을 행사할 수 있습니다(대법원 2017. 3. 23. 선고 2015다248342 판결).

라. 명의개서 절차

1) 청구권자

명의개서청구권은 기명주식을 취득한 자가 회사에 대하여 주주권에 기하여 그 기명주식에 관한 자신의 성명, 주소 등을 주주명부에 기재하여 줄 것을 청구하는 권리로서, 기명주식 취득자만 그 기명주식에 관한 명의개서청구권을 행사할 수 있습니다(대법원 2010. 10. 14. 선고 2009다89665 판결).

2) 주권의 제시

주식 취득자가 명의개서를 청구할 때에는 특별한 사정이 없는 한 회사에 그 취득한 주권을 제시하여야 하므로, 회사에 주식양수한 내용만 통지하였다면 그 통지 사실만 가지고는 회사에 명의개서를 청구한 것으로 인정되기 어렵습니다(대법원 1995. 7. 28. 선고 94다25735 판결).

물론 주권발행 전 주식을 양수한 자는 특별한 사정이 없는 한 양도인의 협력을 받을 필요 없이 단독으로 주권의 제시 없이 자신의 주식 양수 사실을 증명하여 회사에 대해 명의개서를 청구할 수 있습니다(대법원 2014. 7. 24. 선고 2013다70019 판결).

3) 회사의 심사

명의개서의 청구에 따른 회사의 심사 방법은 주식발행의 경우와 주식양도의 경우를 나누어 살펴보겠습니다.

주식이 발행되는 경우에는 주식을 인수하고자 하는 자가 청약을 하면 회사가 그에 따라 주식을 배정하고, 인수인이 주금납입 또는 현물출자 등의 의무를 이행하면 회사가 그 인수인을 주주명부에 주주로 기재하게 됩니다. 이때 회사가 인수인의 청약에 상응하는 주식의 배정이 이루어졌는지, 인수인의 법률상 의무가 이행되었는지 등을 확인한 후 그 인수인을 주주로 기재하였다면 특별한 사정이 없는 한 그 주주명부의 기재는 적법한 것으로 인정됩니다(대법원 2024. 6. 13. 선고 2018다261322 판결).

이와 비교하여, 주식이 양도되는 경우에는 주식을 취득한 자의 명의개서 청구에 따라 회사는 심사를 거쳐 주주명부에 주주로 기재합니다. 이때 회사는 청구자가 진정한 주권을 점유하고 있는가(주권이 발행된 경우) 또는 주식을 취득한 사실을 증명하고 있는가(주권이 발행되지 않은 경우) 등 명의개서 청구에 관한 형식적 자격만을 심사하면 족하고, 나아가 청구자가 진정한 주주인가에 대한 실질적 자격까지 심사할 의무는 없습니다. 따라서 주식을 양수한 자가 그 취득 사실을 증명하는 방법으로 명의개서를 청구하고 그 청구에 관하여 회사가 형식적 심사의무를 다하여 그에 따라 명의개서를 하였다면 특별한 사정이 없는 한 그 명의개서에 따른 주주명부의 기재는 적법한 것으로 인정됩니다(대법원 2024. 6. 13. 선고 2018다261322 판결).

4) 필요서류

명의개서 청구 시 필요한 기본적인 서류 목록은 아래와 같습니다.(1)

4.주주명부 폐쇄와 기준일

주주명부가 폐쇄되는 기간이나 기준일 이후에는 명의개서가 정지됨을 유념하시어 명의개서를 진행하셔야 합니다.

회사는 의결권을 행사하거나 배당 받을 자 기타 주주 또는 질권자로서 권리 행사할 자를 정하기 위해 일정 기간(폐쇄기간)을 정해 주주명부 기재변경을 정지하거나 일정한 날(기준일)에 주주명부에 기재된 주주 또는 질권자를 그 권리를 행사할 주주 또는 질권자로 볼 수 있기 때문입니다(상법 제354조 제1항).

이때 주주명부의 폐쇄기간은 3개월을 초과하지 못하고, 그 기준일은 주주 또는 질권자로서 권리 행사할 날에 앞선 3개월 내의 날로 정하여야 합니다(상법 제354조 제2항, 제3항). 회사가 위 폐쇄기간이나 기준일을 정한 때에는 그 2주간 전에 이를 공고하여야 하나, 정관으로 그 기간이나 날을 지정한 때에는 예외로 합니다(상법 제354조 제4항).

5.주주명부 보관 및 관리 방법

회사가 주식을 발행한 때에는 주주명부에 주주의 성명과 주소 등을 기재하여 본점에 비치하여야 합니다(상법 제352조 제1항, 제396조 제1항).

만약 주주명부를 작성하지 않거나 부실하게 기재한 경우(상법 제635조 제1항 제9호), 주주명부의 비치·공시의무를 위반한 경우(상법 제635조 제1항 제24호)에는 500만 원 이하의 과태료가 부과되므로 유의하셔야 합니다.

작성: 한주예 변호사

감수: 정재권 변호사

(1) “주식업무(주주),” KB 국민은행.